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Dans un monde parfait, vous savez tout ce que vous devez savoir avant m锚me de participer 脿 une r茅union de travail. Vous disposez de tous les documents dont vous avez besoin pour la r茅union avant de p茅n茅trer dans la salle de conf茅rence, avec tous les 茅l茅ments cl茅s 茅tiquet茅s et accessibles une fois que la r茅union commence. Dans un monde parfait, c鈥檈st la m锚me chose pour tous les autres participants et pour les administrateurs. Il n鈥檈xiste pas un moment o霉 quelqu鈥檜n se sent perdu, d茅concert茅 ou stupide.

Ceci pourrait 锚tre votre monde parfait, et en fait il n鈥檈st pas si 茅loign茅 que cela de la r茅alit茅. Aujourd鈥檋ui, vous pouvez rendre vos r茅unions plus efficaces en optimisant l鈥檈nsemble de votre processus de r茅union avec une liste de contr么le num茅rique. Optimisez votre temps, vos documents et vos processus avant, pendant et apr猫s les r茅unions. Profitez de r茅unions mieux pr茅par茅es et mieux inform茅es, ainsi que de bilans de r茅unions mieux organis茅s.

Ci-dessous, un exemple de emprunt茅e au. Il sert de guide pour un administrateur de r茅union (mais la plupart des questions peuvent 茅galement 锚tre utilis茅es comme guide par les participants 脿 la r茅union). Jetons un coup d鈥櫯搃l au contenu et discutons de la fa莽on dont une liste de contr么le num茅rique peut le faire passer au niveau sup茅rieur.

Liste de contr么le organigramme de r茅union

1猫谤别 茅tape : Pr茅parer la r茅union 脿 l鈥檃vance

• Ai-je d茅cid茅 quels r茅sultats je veux/sont n茅cessaires de la r茅union ?
• Ai-je d茅termin茅 quel type de r茅union est n茅cessaire ?
• Partage d鈥檌nformations ?
• D茅monstration/instruction ?
• Commentaires/dol茅ances ?
• R茅solution des probl猫mes ?
• N茅gociation ?
• Coordination ?
• Ai-je pr茅par茅 un agenda ?
• Ai-je list茅 les t芒ches 脿 effectuer ?
• Ai-je d茅fini des priorit茅s sur les t芒ches 脿 effectuer et les choses 脿 obtenir ?
• Ai-je fait une liste de pr茅sence ?
• Ai-je d茅fini l鈥檋eure et le lieu ?
• Ai-je averti les personnes assez t么t concernant le but, l鈥檋eure, le lieu, et la dur茅e de la r茅union ?

2e 茅tape : Contr么ler l鈥檃genda au cours de la r茅union

• Me suis-je occup茅 de tous les pr茅paratifs de la r茅union :
  • Audiovisuels (tableau 脿 feuillets mobiles, marqueurs, ruban adh茅sif, etc.) ?
  • Polycopi茅s ?
  • Pr茅sentations, si besoin ?
  • Pauses/rafra卯chissements ?
  • Autres ?
• Ai-je reformul茅 le but et les objectifs de la r茅union ?
• Ai-je cr茅茅/r茅examin茅 l鈥檃genda ?
• Ai-je d茅sign茅 quelqu鈥檜n pour prendre des notes ?
• Ai-je contr么l茅 l鈥檃genda au cours de la r茅union ?
• Ai-je r茅sum茅 la discussion et r茅capitul茅 les points importants et les engagements pris ?
• Est-ce que les participants ont compris et sont d鈥檃ccord avec le but et les objectifs de la r茅union ?

3e 茅tape : Enregistrer et documenter les actions attribu茅es

• Toutes les d茅cisions importantes prises au cours de la r茅union ont-elles 茅t茅 enregistr茅es ?
• Ai-je examin茅 les notes prises au cours de la r茅union pour m鈥檃ssurer qu鈥檈lles sont compl猫tes et exactes ?
• Les notes prises au cours de la r茅union montrent-elles qui est responsable de mener 脿 bien chaque d茅cision, et dans quels d茅lais ?
• Les notes prises ont-elles 茅t茅 converties en 芦 actions attribu茅es 禄 et tap茅es ?
• 路Les minutes ont-elles 茅t茅 donn茅es 脿 toutes les personnes concern茅es (participants et autres) ?

听4e 茅tape : Suivi des actions attribu茅es

• Ai-je d茅sign茅 quelqu鈥檜n pour le suivi des actions attribu茅es ?
• Ai-je inscrit mes propres engagements ainsi que les actions attribu茅es sur mon calendrier ou sur la liste des t芒ches 脿 effectuer ?
• Ai-je inform茅 mon responsable de la r茅union et de ses r茅sultats, que ce soit en personne ou par 茅crit ?

Avant une r茅union avec une liste de contr么le num茅rique

Une liste de contr么le num茅rique permet 脿 l鈥檕rganisateur d鈥檜ne r茅union une administration plus facile. En fonction des technologies utilis茅es par l鈥檕rganisateur, diff茅rentes listes de contr么le peuvent 锚tre associ茅es pour offrir un meilleur contr么le et un flux plus logique des documents, de l鈥檃genda et de la r茅union elle-m锚me. Par exemple, le responsable de projet peut uploader et envoyer l鈥檃genda de la r茅union et tous les documents aux participants 脿 la r茅union.

De leur c么t茅, les participants peuvent laisser des commentaires sur les documents de l鈥檃genda, ce qui est tr猫s utile dans le cadre d鈥檜ne pr茅paration collaborative.

Les d茅tails de la r茅union peuvent 锚tre synchronis茅s avec votre appareil de la m锚me fa莽on que vous synchronisez l鈥檃ppli calendrier, o霉 participants comme administrateur peuvent r茅cup茅rer les dates de r茅union dans le calendrier de leur t茅l茅phone.

Lecture associ茅e : S茅curisez le workflow de vos t芒ches administratives 脿 l鈥檃ide des listes de contr么le.

Votre liste de contr么le num茅rique au cours de la r茅union

L鈥檕rganisateur de la r茅union peut d茅signer quelqu鈥檜n pour g茅rer une liste de contr么le de pr茅sence dans laquelle la pr茅sence des participants est directement enregistr茅e sur l鈥檃ppli ou le logiciel. Les t芒ches peuvent 锚tre directement saisies et attribu茅es 脿 un participant. Ces informations concernant la pr茅sence et les t芒ches vont directement 脿 un endroit facilement consultable.

Les dates d鈥櫭ヽh茅ance peuvent 锚tre ajout茅es et peuvent 锚tre ensuite coch茅es lorsque les t芒ches ont 茅t茅 effectu茅es. Les t芒ches doivent 锚tre attribu茅es de fa莽on claire et ne doivent pas entra卯ner de doutes ou de confusion quant aux personnes auxquelles elles sont attribu茅es. Des notes et des d茅cisions peuvent 锚tre ajout茅es au cours de la r茅union pour plus de clart茅 et de transparence.

Liste de contr么le num茅rique post-r茅union

Des notes et des d茅cisions peuvent 锚tre incluses avec les minutes de la r茅union et g茅n茅r茅es en rapports qui peuvent 锚tre envoy茅s 脿 tous les participants ou parties concern茅es par le biais de l鈥檃ppli ou par email. Sachant que les listes de contr么le sont conserv茅es en un lieu unique, vous pouvez facilement chercher et trouver les r茅unions pr茅c茅dentes. R茅cup茅rer des informations manquantes ou retracer une personne responsable d鈥檜ne t芒che sp茅cifique est extr锚mement simple.听

Les r茅unions ne doivent pas n茅cessairement 锚tre longues et fastidieuses, avec des pr茅sentations visuelles embarrassantes que vous devez trimballer. Vous pouvez avoir une liste de contr么le logique qui vous aidera 脿 livrer un agenda clair et simple, ouvert 脿 la collaboration inclusive. Utiliser la technologie de fa莽on intelligente peut conduire 脿 des r茅unions plus efficaces et 脿 des r茅sultats plus utiles.

Pour davantage de mod猫les de listes de contr么le dont vous pourriez avoir besoin, consultez notre guide ultime des listes de contr么le dans la construction.